Sommaire
Préambule : équipements d’impression partagés à l’ère numérique
Cet article, initialement publié en 2007, aborde l’évaluation de l’utilisation des équipements collectifs bureautiques dans un contexte où imprimantes, fax et photocopieurs constituaient des appareils distincts et essentiels au fonctionnement quotidien des organisations. Près de deux décennies plus tard, le paysage technologique et les pratiques professionnelles ont connu une transformation radicale qui invite à reconsidérer cette analyse sous un angle contemporain.
La première évolution majeure concerne la nature même des équipements. Les appareils multifonctions ont largement remplacé les imprimantes, photocopieurs et fax dédiés, intégrant l’ensemble de ces fonctionnalités dans un seul dispositif connecté. Le fax, en particulier, est devenu largement obsolète, supplanté par les emails, la numérisation et les solutions de signature électronique. Cette consolidation s’est accompagnée d’une réduction significative du parc d’équipements, avec une tendance à la centralisation autour d’appareils moins nombreux mais plus performants et polyvalents.
Parallèlement, la dématérialisation des processus documentaires a profondément modifié les besoins d’impression. Les démarches « zéro papier », la gestion électronique des documents (GED), les signatures électroniques et l’archivage numérique ont considérablement réduit la nécessité d’imprimer. Si l’impression reste incontournable dans de nombreux contextes, son volume et sa fréquence ont diminué, modifiant les schémas d’utilisation des équipements collectifs.
Les technologies d’impression ont également évolué vers plus de flexibilité et de mobilité. Le cloud printing permet désormais d’imprimer à distance sans installation de pilotes spécifiques, tandis que l’impression mobile offre la possibilité d’envoyer des documents depuis smartphones et tablettes. Les systèmes d’impression à la demande, nécessitant une validation physique sur l’appareil (badge, code), ont émergé pour réduire le gaspillage et renforcer la confidentialité.
La sécurité et la protection des données sont devenues des préoccupations centrales, particulièrement depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Les équipements d’impression modernes intègrent des fonctionnalités avancées de sécurisation, de traçabilité et de protection contre les cyberattaques, les imprimantes connectées étant désormais identifiées comme des points d’entrée potentiels pour les pirates informatiques.
Sur le plan environnemental, la gestion énergétique des équipements s’est considérablement sophistiquée. Les modes veille intelligents, les certifications environnementales (Energy Star, Blue Angel, EPEAT), les démarches d’économie circulaire et l’analyse du cycle de vie complet des appareils témoignent d’une prise en compte accrue de l’impact écologique des équipements bureautiques.
Enfin, la gestion des parcs d’impression s’est professionnalisée avec le déploiement de logiciels dédiés permettant une supervision centralisée, une analytique précise des usages, une facturation par service plutôt que par équipement, et une maintenance prédictive anticipant les pannes et les besoins en consommables.
Si les principes fondamentaux d’évaluation de l’utilisation des équipements collectifs restent pertinents, ils doivent aujourd’hui s’inscrire dans ce contexte profondément renouvelé, où l’optimisation énergétique se conjugue avec la transformation numérique, la sécurité des données et la responsabilité environnementale.
Equipements
En principe, les équipements communs à plusieurs personnes tels que imprimantes ou photocopieurs doivent rester en permanence opérationnels, chacun étant susceptible de les utiliser à n’importe quel moment.
A fortiori, c’est également le cas des fax qui doivent rester en attente des messages.
Cependant une simple observation permet de constater rapidement que ces machines ne sont pas utilisées pendant une partie importante du temps, qui varie en fonction du nombre de personnes auxquelles est dédicacé un appareil.
La mise en réseau des ordinateurs accentue encore ce phénomène :
- Toute personne peut être susceptible d’utiliser l’imprimante à n’importe quel moment. L’extinction de l’imprimante au moment de l’impression risque de provoquer une perte d’informations.
- Au démarrage de l’ordinateur, les imprimantes doivent être sous tension, faute de quoi, certains problèmes (non reconnaissance de l’imprimante par l’ordinateur) peuvent apparaître au moment d’une impression.
Auteur : les anciens
Notes :
11/03/09, par Julien
17/03/09, par Julien
Style css des tableaux : Thibaud
Juin 2009 : mise en page et liens internes, Sylvie.