Recommandations générales [bureautique]

Recommandations générales [bureautique]


Diminuer la consommation de fonctionnement

      

La première étape est de choisir des équipements qui, à fonctions semblables, consomment le moins possible dans les différents modes de fonctionnement des équipements.

à savoir les modes :

  • « Marche » où l’équipement produit réellement une tâche (impression d’un document, réception d’un fax, lancement d’un programme de calcul, …) et consomme de l’énergie mais pendant un temps relativement court par rapport aux autres modes de fonctionnement.
  • « Prêt » des fax, des imprimantes, des scanner, …, où l’équipement consomme beaucoup d’énergie pendant un long laps de temps sans produire de travail bien précis (élément chauffant maintenu à température par exemple).
  • « Attente » où l’équipement consomme moins d’énergie qu’en mode « prêt ». Cette fonction est en générale propre aux équipements labellisés.
  • « Arrêt » où certains équipements ont toujours leur alimentation sous tension et, par conséquent, consomme aussi de l’énergie (perte à vide des transformateurs par exemple).

Afin d’éviter des dérives importantes de consommation électrique de la part des constructeurs, différents garde-fous ont été mis en place comme les labels de qualité. En faisant labelliser ses équipements (label Energy Star, par exemple), le constructeur garantit une consommation de fonctionnement optimisée selon des critères bien précis exigés par les organismes de labellisation.

On comparera donc les caractéristiques techniques des différents appareils présents sur le marché dans les différents modes de fonctionnement sachant que sur 24 heures :

  • Le mode « marche » est relativement peu actif pour la plupart des équipements (sauf pour les serveurs, les photocopieuses en réseau, …).
  • Les équipements sont souvent en mode « prêt » (ready) ou « attente » (standby) la journée.
  • La nuit, les équipements ne sont pas débranchés (la fiche électrique des appareils reste connectée à la prise d’alimentation).

Indépendamment de toutes ces considérations, il vient tout de suite à l’esprit que la première mesure est, en fin de journée, de carrément débrancher les alimentations électriques des prises de courant après avoir éteint proprement les équipements (shutdown correct) soit en enlevant la fiche de la prise de courant, soit par l’intermédiaire des interrupteurs des blocs multiprises, … En effet, les appareils consomment de l’énergie même lorsqu’ils éteints mais branchés.


Favoriser la mise en veille

Le comportement des utilisateurs vis-à-vis des équipements de bureautique est justifié par la facilité de travail, donc la productivité.

Pour pallier ce fait, ce sont les équipements eux-mêmes qui doivent gérer leur propre fonctionnement. Pour être efficace et non contraignante pour les utilisateurs, cette gestion doit comporter trois étapes principales :

  • En cas de non utilisation prolongée, les équipements doivent automatiquement se mettre dans un mode attente ou veille (standby) caractérisé par une consommation de maintien minimum.
  • Lorsque les appareils sont à nouveau utilisés, leur retour en mode de fonctionnement opérationnel doit s’effectuer en un temps très réduit (de quelques secondes) et ce, sans commande volontaire de la part de l’utilisateur.
  • En dehors des heures d’occupation normales des locaux (ex : nuit, W-E), les équipements doivent être complètement à l’arrêt.

Ce genre d’auto gestion est configuré par défaut sur les appareils labellisés (Energy Star par exemple).

La minute à forte plus-value

En moyenne un poste de travail constitué d’une UC, d’un écran (14 ou 15) consomme 250 kWh/an (459 kVAh/an), ce qui représente un coût de l’ordre de 28,75 €/an. Dans l’environnement Windows 95, 2000, XP, …, pour les ordinateurs, il faut environ 1 minute pour configurer son poste de travail en mode économiseur d’énergie en cas de non-utilisation réelle. Grâce à ce geste il est possible d’économiser 13,8 €/an (c’est un minimum). À ce niveau l’heure de configuration en mode veille rapporte 828 € !

Attention ! il ne faut pas confondre l’économiseur d’énergie avec l’économiseur d’écran !


Éviter les pollutions harmoniques dues aux équipements

Les perturbations harmoniques sont causées par l’introduction sur le réseau de charges non linéaires comme les équipements intégrant de l’électronique de puissance. Plus généralement, tous les équipements incorporant des redresseurs et de l’électroniques de découpage déforment les courants et créent des variations de tension sur le réseau basse tension et dans certaines conditions sur le réseau haute tension (les distributeurs n’aiment pas du tout cela : déclenchement intempestif des équipements, échauffement, …).

Plus la quantité d’équipements à risques de pollution harmoniques sont nombreux plus le risque d’incidents sur le réseau augmente.

Les conséquences peuvent être immédiates sur certains appareils : problèmes de synchronisation, de commutation, disjonctions intempestives. De plus, on augmente le risque de diminuer la durée de vie de certains équipements.

Étant donné l’aspect dynamique du réseau électrique (c’est-à-dire que son impédance évolue en permanence), il n’est pas conseillé d’opter vers des solutions de type filtre passif c’est-à-dire « batteries de condensateurs« . Les orientations techniques les plus souhaitables sont la mise en place sur le réseau perturbé de filtres actifs encore appelés Correcteurs de Facteur de Puissance.
Dans tous les cas, il est vivement conseillé de procéder à une étude approfondie du niveau de pollution harmonique sur son réseau électrique afin de choisir une des solutions les plus appropriées.

Choisir les imprimantes

Choisir les imprimantes


Fonction unique ou multifonction ?

Fonction unique

Photo imprimante.

Il est clair qu’une imprimante, un scanner ou un télécopieur seuls consommeront normalement moins d’énergie qu’un dispositif multifonction offrant des performances similaires. Pour autant qu’une seule des fonctions soit nécessaire par les utilisateurs, il vaut mieux choisir l’appareil à fonction unique.

Multifonction

Photo imprimante multifonctions.

Dans le cas contraire, il faut savoir qu’un dispositif multifonction consomme moins de 50 % de l’énergie utilisée par une imprimante, un scanner, un télécopieur et une photocopieuse séparés. Cette règle générale ne s’applique pas seulement aux petits appareils « tout en un » destinés aux bureaux de taille réduite, mais aussi aux bureaux plus grands. En effet, préférer l’utilisation d’un dispositif multifonction vous permettra d’économiser 50 %.

De même, pour un usage limité de ce type d’équipement, la consommation du mode « attente » (qui représente le principal problème pour les équipements d’impression et d’acquisition d’images peu utilisés) des dispositifs multifonctions sera inférieure à la somme de la consommation en mode « attente » des 4 quatre appareils périphériques réunis. Par conséquent, si les caractéristiques de performance (vitesse, délais de réactivation, etc.) conviennent, le dispositif multifonction est probablement le meilleur choix.

Il faut également favoriser l’impression recto-verso, on utilise alors moins de papier, et cela est important quand on sait que nettement plus d’énergie est utilisée pour la fabrication du papier que pour l’impression. De plus, on « use » pas l’imprimante plus vite, elle a été fabriquée pour ça ! Quand à l’idée de croire que l’imprimante consomme plus d’énergie lorsqu’elle imprime en couleur, elle est fausse. L’utilisation de tailles de police raisonnables ainsi que de marges plus étroites sur les feuilles peut également permettre d’économiser l’encre et le papier.

Utiliser du papier recyclé est également très important et est parfaitement toléré par la plupart des imprimantes modernes. Cela est principalement dû à l’amélioration de la qualité de ce type de papier (moins « pelucheux » dorénavant). Ce n’est donc plus vrai de croire que le papier recyclé entraîne « bourrages », déchirements et autres inconvénients avec les imprimantes. De plus, ce papier est aujourd’hui au même prix que le papier traditionnel, et son aspect peut être pratiquement identique.

Pour plus de renseignements voir le site : ouverture d'une nouvelle fenêtre ! http://www.ecoconso.be

Les imprimantes laser sont les plus gourmandes en énergie bien que certains modèles d’imprimantes laser, à l’heure actuelle, égalent les imprimantes à jet d’encre. On analysera donc correctement ses besoins pour voir si une imprimante à jet d’encre, consommant beaucoup moins, ne pourrait pas convenir :

  • Une excellente qualité d’impression est rarement nécessaire.
  • On peut souvent se contenter d’une vitesse d’impression moindre.

Remarque : lorsque l’on imprime une page en plusieurs exemplaires, l’imprimante à jet d’encre sera nettement moins rapide que l’imprimante laser. La première doit en effet enregistrer chaque exemplaire dans sa mémoire, tandis que la seconde ne l’enregistre qu’une seule fois.


Imprimante à jet d’encre ou laser ?

Jet d’encre

Photo capsule jet d'encre.

Les imprimantes à jet d’encre sont généralement meilleures pour l’environnement que les imprimantes laser (bien que certaines imprimantes laser égalent les performances énergétiques des jets d’encre). Pourquoi ? Tout simplement parce qu’elles consomment généralement moins. Elles sont cependant moins conformes à une utilisation en réseau où on préférera une imprimante laser pouvant bien sûr entrer en mode veille.

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Pour plus de détail sur les puissances mises en jeu au niveau des imprimantes à jet d’encre, cliquez ici !

Laser

Une imprimante n’est généralement utilisée que très brièvement. Durant les périodes d’inactivité, la consommation d’énergie peut considérablement diminuer si on laisse refroidir le tambour de chauffe.

Photo laser.

Évidemment, plus le tambour se refroidit, plus le temps de remontée en température jusqu’au niveau opérationnel est prolongé (de l’ordre de 30 à 45 secondes). Il faut donc trouver un bon compromis entre les exigences contradictoires d’une faible consommation d’énergie en stand-by et un bref temps de remise en régime.

Il existe maintenant sur le marché des appareils qui déclenchent le tambour de fusion après quelques minutes d’inutilisation. Les nouvelles technologies (tambour à très faible inertie thermique) permettent alors de le réchauffer presque instantanément dès la réception d’une commande d’impression. Ces technologies s’appliquent évidemment aussi aux fax laser et aux photocopieurs.

Exemple : il existe une imprimante de bureau qui déclenche son mode veille et imprime une page en 18 secondes. En mode veille, cette imprimante absorbe une puissance de 5 W.

A terme, ce type d’imprimante ne possédera plus de bouton ON/OFF. Elle ne s’allumera qu’au moment de la commande d’impression et s’éteindra automatiquement après.

Si une imprimante ne dispose pas de mode veille, c’est qu’elle ne possède pas les éléments électroniques lui permettant un réveil lors de la réception d’une commande et une impression sans perte d’information.

Dans ce cas, cela vaut-il la peine de l’allumer pour l’impression et de l’éteindre entre temps ?

Oui, si on considère que l’imprimante n’est généralement utilisée que très brièvement, d’autant plus si elle est dédiée à un seul ordinateur et que les imprimantes à laser modernes ne nécessitent que 30 secondes environ et 3 Wh d’énergie pour passer de l’état froid à l’état opérationnel.

Exemple : Une imprimante laser réalise 50 copies par jour. Pour cela elle a besoin de 17 minutes.

Si l’appareil est déclenché après chaque copie, il consomme 220 Wh (mesure effectuée sur un appareil typique). Par contre, s’il reste enclenché toute la journée (9h), il consomme 690 Wh. L’économie réalisable est donc de 68 %.


Utiliser une imprimante pour plusieurs utilisateurs

La possibilité d’utiliser une seule imprimante pour plusieurs utilisateurs doit être examinée. Il existe sur le marché des appareils qui permettent ce raccordement (si l’ensemble ne se trouve pas raccordé en réseau) avec une commutation soit manuelle, soit automatique, en fonction des besoins de chacun.

Photo imprimante.

Dans ce cas, le temps d’utilisation de l’imprimante s’allonge. À partir d’un certain nombre d’utilisateurs (grosses imprimantes « réseau ») un mode veille devient inutile car l’imprimante fonctionne quasiment en continu. Il ne faut cependant pas perdre de vue que plus le nombre d’utilisateurs est important, moins ceux-ci se sentiront concernés par l’extinction de l’imprimante, en fin de journée et de semaine. Dans ce cas la présence d’un mode veille se justifie amplement. Au pire, les heures d’enclenchement d’une imprimante collective doivent être adaptées automatiquement aux heures de travail à l’aide d’une horloge programmable. Celle-ci peut commander, soit l’extinction et l’allumage, soit uniquement l’extinction. Ce dernier cas demande évidemment une sensibilisation des occupants, car quelqu’un devra prendre en charge l’allumage matinal. L’utilisation en dehors des heures de travail demandera aussi une gestion manuelle (allumage et surtout extinction).

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Économiser la matière première

La fabrication du papier consomme également de l’énergie (10 fois plus que son impression !).

Le papier recyclé demande lui aussi beaucoup d’énergie pour sa transformation et le gain énergétique par rapport à la production classique est très faible. Néanmoins, il faut prendre en compte, qu’indépendamment du volet énergétique, l’industrie du papier consomme beaucoup de … forets impliquées dans le cycle d’absorption des gaz à effet de serre (CO2).
En outre, des études anglaises ont estimé que la consommation d’énergie pour la production du papier consommé aux Royaumes-Unis risquait de doubler de 1998 à 2010 si aucune mesure n’était prise.

Bref, il est donc important d’en faire un usage parcimonieux :

  • En choisissant des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso.
    Actuellement on peut trouver des imprimantes à jet d’encre qui permettent d’imprimer en recto-verso automatiquement (sans devoir retourner manuellement le papier).
    Certaines imprimantes laser le font aussi automatiquement. Il est déconseillé de le faire manuellement pour les autres car le réchauffage du toner déjà appliqué sur une face encrasse très rapidement la machine.
  • En utilisant le papier déjà imprimé sur une face pour usage personnel.

Le toner des imprimantes laser peut également être économisé :

  • Lorsque le signal « manque de toner » s’affiche, on peut prolonger un certain temps la vie de la cartouche en la secouant pour mieux répartir le toner.
  • Par essais successifs, on peut réduire le contraste d’impression pour obtenir la qualité d’impression juste nécessaire aux besoins. Il existe également des imprimantes présentant un mode d’impression permettant d’économiser 50 % du toner par page. La qualité d’impression s’en ressent évidemment (caractères plus pâles) mais reste tout à fait satisfaisante pour l’impression de documents de travail.
  • Pour une même qualité d’impression, certaines imprimantes consomment nettement moins de toner ou d’encre que d’autres.

On peut limiter le remplacement des cartouches des imprimantes à jet d’encre :

  • Pour les imprimantes couleurs, il est préférable de choisir une imprimante pour laquelle les trois couleurs fondamentales et le noir possèdent une cartouche séparée, ce qui est toujours le cas pour les nouvelles imprimantes. Dans ce cas, l’épuisement d’une couleur n’entraînera pas automatiquement le remplacement de la cartouche complète.

Choisir les scanners

Choisir les scanners


Suivant le type de scanner, les modes de fonctionnement disponibles et suivant le respect ou pas des critères de labellisation par le constructeur, les consommations énergétiques peuvent varier. Le tableau ci-dessus donne une idée des consommations électriques annuelles auxquelles il faut s’attendre :

Type de scanner Consommation moyenne [kWh/an]
(ouverture d'une nouvelle fenêtre ! source Energy Star)
Fonction basse énergie pas activée ou pas disponible Fonction basse énergie activée
Toujours allumé (BEPA/TA) Éteint en fin de journée (BEPA/EFJ) Toujours allumé (BEA/TA) Éteint en fin de journée (BEA/EFJ)
Scanner conventionnel 214 69 0 0
Scanner labellisé 214 69 108 37

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Choisir les fax

Choisir les fax

Il existe actuellement sur le marché des appareils fax ayant une consommation en mode stand-by extrêmement réduite (de l’ordre de 0,02 W). Ces fax sont également caractérisés par une relance rapide suite à :

  • La manipulation d’une touche,
  • l’insertion d’un document,
  • la réception d’un document.

Les fax laser qui réceptionnent entièrement les messages avant de les imprimer auront une consommation moindre. L’impression des messages en recto-verso procure également une économie de papier.

Un truc : remplir entièrement la page d’en-tête d’un message réduit fortement la consommation de papier, la consommation d’énergie et le coût de la communication téléphonique.

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Choisir les photocopieurs

Choisir les photocopieurs

Choisir la capacité de l’appareil en fonction de ses besoins

On a vu précédemment que la consommation d’un photocopieur dépendait de sa vitesse d’impression (nombre de copies par minute ou cpm). Il s’agit donc en tout premier lieu de choisir une machine correspondant à ses besoins propres. Un photocopieur trop gros produira un surcoût et une surconsommation inutiles, tandis qu’un trop petit risque de provoquer un inconfort de travail et une perte de productivité.


Choisir des appareils ayant une mise en veille réelle

Lorsqu’un photocopieur est en attente, il conserve généralement une consommation non négligeable (pour cpm < 40, puissance en attente ± 200 W). Pour les anciens photocopieurs, cette consommation était nécessaire pour maintenir les machines prêtes à l’impression. Les éteindre demandait alors un temps de relance (remise à température du tambour) trop important et incompatible avec un travail efficace.

Il existe maintenant sur le marché des photocopieurs dont la technologie permet un refroidissement complet durant les périodes d’inutilisation et une relance immédiate sous l’impulsion d’une commande.

En mode veille, le photocopieur consommera alors de 0 à 39 W.

Il faut cependant vérifier que la mise en veille soit réelle. Pour des raisons de marketing, il est possible que seul le tableau de commande s’éteigne lors de la mise en veille ! Dans ce cas il n’y a aucune économie d’énergie.

Que rapporte une mise en veille des appareils ?

L’évaluation des consommations montre qu’une photocopieuse labellisée (Energy Star par exemple) dont la fonction de « mise en veille » est activée, réduit de 30 à 45 % l’énergie consommée globalement sur une année :

Exemple.

Pour une photocopieuse de moyenne vitesse (21-44 copies par minute) la consommation annuelle :

  • En gestion conventionnelle est de l’ordre de 747 [kWh/an].
  • En gestion basse énergie activée est de l’ordre de 433 [kWh/an].

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Choisir un appareil ayant le mode impression le plus économe et un timer

Plus les photocopieurs deviennent importants (cpm > 30), plus en principe, ils doivent avoir un fonctionnement continu.

Pour ceux-ci, il est donc également important de comparer, lors du choix, les puissances absorbées en mode impression.

Voici les caractéristiques techniques nécessaires pour être labellisé par Energy Star.

Photocopieuses labellisées Puissance moyenne [W]
(
ouverture d'une nouvelle fenêtre ! source Energy Star)
Mode arrêt Mode attente Mode marche

Photocopieuse basse vitesse (0-20 copies par minute).

2 34 115

Photocopieuse moyenne vitesse (21-44 copies par minute).

11 97 177

Photocopieuse basse vitesse (> 45 copies par minute).

12 199 313

Arrêter l’installation durant la nuit et les week-ends

En dehors des heures normales de travail, il est inutile de maintenir les équipements sous tension. Ceci est d’autant plus vrai si les machines ne possèdent pas de mode veille efficace.

L’extinction des équipements collectifs pose généralement certaines difficultés :

  • Si l’arrêt est manuel, le risque d’oubli est grand. Il sera minimisé si une personne est désignée responsable de l’installation (par exemple, le gardiennage).
  • Un arrêt automatisé risque de perturber les personnes dont le travail déborde des heures communes. Une possibilité de dérogation doit être possible.
  • Après une mise en dérogation par un utilisateur « exceptionnel », le mode de coupure automatique doit automatiquement être restauré sous peine d’en perdre tout le bénéfice.

On peut imaginer plusieurs techniques de coupure :

  • Lors de l’achat d’un nouvel équipement : choisir un photocopieur qui s’éteint de lui-même lorsqu’il n’est plus utilisé.
    L’utilisation d’une commande de l’appareil le rend à nouveau opérationnel. Le temps de relance est augmenté par rapport à la mise en veille mais les nouvelles technologies réduisent fortement la période de chauffe.
  • Pour le matériel existant : placer une simple horloge hebdomadaire ou, encore mieux, annuelle sur l’alimentation de la machine. Pour permettre les dérogations, celle-ci devra disposer en plus des programmes d’interruption, d’une touche « ON/OFF ». Le matin, la mise en route se fera par la première personne utilisant l’appareil. Le soir, l’arrêt est programmé à heure fixe. L’usage du photocopieur en dehors des heures programmées est possible via la touche « ON/OFF ». Pour éviter les oublis qui peuvent en découler, il faut choisir une horloge permettant le choix de plusieurs heures de coupure (exemple : 20 h, 22 h).
  • Lors de rénovations des installations électriques : prévoir un réseau interruptible de façon centralisée.
Exemple.

Le Centre Hospitalier Régional de Mouscron.

Le réseau électrique de cet hôpital est scindé en deux parties :

  • Un réseau caractérisé par des prises de couleur blanche qui est coupé chaque soir au niveau de l’alimentation centrale. Les photocopieurs sont branchés sur ce réseau. Leur utilisation est donc impossible la nuit (pas de dérogation).
  • Un réseau caractérisé par des prises de couleur rouge qui reste alimenté en continu pour les équipements ne pouvant être interrompus (fax, chargeurs de batterie, …).
  • Lors d’une nouvelle installation électrique : un automate gère l’arrêt, l’allumage et les dérogations, celles-ci étant accordées pour une période de temps limitée.
Exemple.

Dans le bâtiment abritant les locaux de la DGASS du Ministère de la Région Wallonne, l’ensemble des équipements électriques (éclairage, informatique, photocopieurs, ventilation, cuisine, ascenseurs, …) sont gérés au moyen d’un automate programmable. En particulier, les photocopieurs sont branchés sur un réseau « prises » alimenté en fonction d’un horaire strict 8-18 h. Une relance temporisée (sur minuterie est possible en dehors des horaires d’occupation, grâce à un simple bouton poussoir.


Favoriser l’impression en recto-verso

La fabrication du papier consomme beaucoup d’énergie (de 50 à 100 Wh par page A4).

Le papier recyclé demande lui aussi beaucoup d’énergie pour sa transformation et le gain énergétique par rapport à la production classique est très faible. Néanmoins, il faut prendre en compte, qu’indépendamment du volet énergétique, l’industrie du papier consomme beaucoup de … forets impliquées dans le cycle d’absorption des gaz à effet de serre (CO2).
En outre, des études anglaises ont estimé que la consommation d’énergie pour la production du papier consommé au Royaume-Uni risquait de doubler de 1998 à 2010 si aucune mesure n’était prise.

Bref, il est donc très important d’en limiter la consommation :

L’impression en recto-verso doit donc être favorisée. Le label « Energy Star » impose d’ailleurs pour les grosses machines que le mode recto-verso soit le mode défini par défaut en attente.

Pour les plus petites machines, le mode par défaut peut être reprogrammé. Dans le cas contraire, une affiche peut conscientiser les utilisateurs au problème.

Sensibilisation 

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